EPSN: Mise à jour automatique et intégration au site

Les tâches de mise à jour des calendriers de cours sont souvent fastidieuses et il est monnaie courante qu’elles soient l’objet de doublons et d’erreurs dans la recopie.

L’EPSN avait besoin de réduire à un seul et unique lieu la mise à jour de son calendrier de cours. Elle utilisait déjà Google Calendar. Toutefois, l’intégration par défaut de ce calendrier ne suffisait pas à ses besoins, outre la date, l’heure, le lieu et la description qui sont des champs présents dans Google Calendar. L’EPSN avait également besoin de préciser des champs supplémentaires comme le professeur, la catégorie de cours, la classe concernée et le code unique du cours. Dans un esprit de création « sur-mesure », nous avons tout d’abord synthétisé les besoins exacts de l’école du point de vue de l’information à donner aux élèves, de l’information utile à l’école et de la forme sous laquelle ces informations devaient apparaître. Par la suite, nous avons réellement adapté les possibilités de Google Calendar aux besoins spécifiques de l’école. Voici comment nous avons procédé.

Problème: éviter doublons et mises à jour fastidieuses

Dans le cadre d’une école, le calendrier est un point primordial pour la bonne marche des opérations. Comme il est constitué de beaucoup de variables (professeurs, plage horaire, jour, discipline, salle, etc.), il est souvent difficile, voire impossible, d’avoir tout de suite un calendrier définitif. Notre problème ici n’était pas de trouver un système de version de calendrier ou une procédure pour créer le calendrier des cours, nous nous sommes plutôt concentré sur la gestion du calendrier  et de ces modifications.  La question a été de savoir comment nous pourrions faire pour simplifier la diffusion du calendrier définitif et comment faciliter sa mise à jour par de multiples intervenants. Nous avons pris en considération l’expérience des administrateurs qui savent qu’en fait le « calendrier définitif » ne l’est jamais et qu’il faudra à coup sûr mettre à jour les informations et les diffuser à nouveau à chaque modification ultérieure.

Analyse: besoins d’une école

En terme de besoins, chaque école a les siens. Toutefois, nous pouvons garder un « canevas » général qui convient pour tout le monde.  Pour un résultat de qualité, il est important de bien analyser les besoins de l’école pour pouvoir par la suite obtenir un outil qui fera la différence par son utilisation, son adéquation et sa simplicité.

Information à donner aux élèves

Le premier point qui nous a préoccupé dans les besoins de l’école a été l’information à donner aux élèves. Qu’est-ce que l’élève a besoin de savoir ? Comment va-il chercher l’information ? Quelles sont ses demandes en terme de planification ? Toutes ces questions nous ont mené à prendre en considération leurs désidératas. Le plus important pour eux était de connaître :

• les horaires de cours (organisation)
• le lieu (logistique)
• le sujet (préparation à l’avance)
• le professeur (mise en condition)
• les classes qui y assistent (planification)

Informations utiles à l’école

Le second point dont nous nous sommes souciés est la partie qui concerne l’administration de l’école. Comment utiliser ce calendrier pour la direction de l’école ? Quelles sont les informations nécessaires ? Comment simplifier la diffusion des informations de cours aux élèves existants mais aussi comment montrer aux candidats (futurs élèves) l’organisation de l’école par le calendrier. L’école dans ce cas avait besoin de connaître :

• le numéro unique du cours (système permettant de retrouver facilement le cours en question, en effet, il y a dans cette école en cours d’emploi, 40 samedis par année et 4 weekends)
• les années de formation (par année scolaire)
• les classes (1ère, 2ème, 3ème et 4ème)

Sous quelle forme

Le dernier point important est la manière de diffuser cette information et les listes des cours. En effet, en fonction du statut (élèves, futurs élèves, professeurs, curieux, administrateur de l’école) et des habitudes (utilise les produits google, un calendrier en ligne, un agenda papier, etc.), il est primordial de proposer différent point de diffusion comme :

1) Internet : par le site

Nous avons donc intégré les informations du calendrier Google Agenda dans une page intitulé « cours » sur le site Internet. L’internaute peut donc voir par défaut la liste de tous les prochains cours classés par date de la plus proche à la plus éloignée. Il existe aussi un moteur de recherche qui permet de classer les cours par :

• Année scolaire
• Professeurs
• Année d’étude
• Catégories (matières d’étude)
• Événements passés

2) Imprimé : sur papier

En utilisant le moteur de recherche, l’internaute peut imprimer uniquement les résultats de ses recherches. Par exemple, les cours de la première année (NAT1) pour l’année scolaire prochaine (2010-2011) et uniquement la matière « biothérapie ».

3) Intégré : partage du calendrier

Les personnes utilisant des calendriers en ligne (Google Agenda, Outlook, Sunbird, Lightning, iCal, etc.) peuvent facilement ajouter le flux du calendrier EPSN à leur calendrier. L’agenda EPSN étant public dans les agendas Google.

Solution: Qu’est-ce que Google Agenda propose

De base Google Agenda propose de créer des événements et partager des calendriers. Les champs modifiables des événements sont :

• Objet (Description de l’événement)
• Date et heure (de début et de fin)
• Lieu
• Agenda (auquel l’événement est associé)
• Description (lié à l’événement)
• Pièce jointe (associée à l’événement)

Nous sommes donc partis de ces fonctionnalités pour créer un outil sur mesure pour convenir aux besoins de l’école.

Solution: Modifications que nous avons apportées

Ergonomie/design: Intégration au site Internet

Nous avons choisi de présenter le calendrier sous forme d’une liste de dates avec uniquement :

• la semaine
• la date
• le jour
• l’heure de cours
• la description du cours visible par défaut

En cliquant sur le jour, on peut faire apparaître d’autres informations sur le cours en questions (professeurs, classe, code de classe, catégorie et lieu) avec un subtil effet Ajax.

Champs: Utilisation de la description pour en ajouter

Les champs qui n’étant pas disponibles dans la base de Google Agenda sont ajoutés pour chaque événement dans la description de celui-ci grâce à des « tags » convenus d’avance comme :

• professeur
• classe
• code
• catégorie

Nous allons ensuite les rechercher dans le champ « description » pour les mettre en page sur le site Internet.

Page « cours »: Ajout d’un moteur de recherche simplifié

Nous avons mis en page un simple moteur de recherche sous forme de liste déroulante pour les recherches suivantes :

• Année
• Professeur
• Catégorie
• Classes

La recherche des événements passés est possible en décochant une case et fait apparaître la liste des événements qui ne sont plus visibles puisque dépassés.

Résultat: productivité et clarté

Comme résultat, L’EPSN possède un outil de gestion de son calendrier simple, accessible en ligne, lié à ses emails. De plus, le calendrier présent sur le site Internet est mis à jour automatiquement chaque jour pour avoir toujours les dates de cours les plus récentes. Le moteur de recherche permet à chacun de facilement pouvoir trouver les données et dates qui leur conviennent.

En conclusion, cette solution a été adaptée aux besoins de l’école et peut-être modifiée facilement en fonction des besoins différents d’autres écoles comme par exemple, la visualisation des cours sous forme de grille horaire.